เลือกโปรแกรม Chat ในองค์กรอย่างไรให้ตอบโจทย์การใช้งาน?

เพื่อให้การดำเนินงานและสื่อสารภายในองค์กรเป็นไปอย่างลื่นไหล ไร้ปัญหา การเลือกโปรแกรม Chat ในองค์กรคือหนึ่งในสิ่งสำคัญที่ผู้ประกอบการควรใส่ใจ โดยในปัจจุบันมีโปรแกรม Chat สำหรับใช้ในองค์กรยี่ห้อต่าง ๆ ให้เลือกมากมาย ดังนั้น คำถามที่ตามมาคือ จะเลือกอย่างไรให้ตอบโจทย์ที่สุด บทความนี้จึงจะมาเป็นตัวช่วย ด้วยการไล่เลียงคุณสมบัติที่โปรแกรม Chat ในองค์กรที่ดีควรมี แบบครบถ้วน ติดตามได้เลย

อินเตอร์เฟซเป็นมิตร เข้าใจง่าย ไม่ซับซ้อน

ตามชื่อ “โปรแกรม Chat ในองค์กร” ดังนั้น ผู้ใช้งานก็คือพนักงานทั้งหมดขององค์กรนั้น ๆ ซึ่งแน่นอนว่ามีความแตกต่างกันทั้งตำแหน่ง ช่วงวัย  ความเข้าใจเทคโนโลยี ด้วยเหตุนี้โปรแกรมแชตองค์กรจึงควรที่มีอินเตอร์เฟซที่ใช้งานง่าย ไม่ซับซ้อนจนเกินไป และปรับแต่งได้ตามความต้องการของผู้ใช้ เพื่อให้พนักงานที่อาจจะมีความรู้ด้านเทคโนโลยีไม่มากนักก็สามารถใช้งานได้

การส่งข้อความตามเวลาจริง (Real-Time Messaging)

การส่งข้อความตามเวลาจริง (Real-Time Messaging) ถือเป็นหัวใจสำคัญของโปรแกรม Chat ในองค์กรที่ดี เนื่องจากยิ่งการสื่อสารระหว่างพนักงานทั่วไปจนถึงผู้บริหารมีความรวดเร็วเท่าไร การตัดสินใจก็ยิ่งทันท่วงทีเท่านั้น ส่งผลโดยตรงต่อการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า โดยเฉพาะในโลกยุคดิจิทัลที่เทรนด์พร้อมจะเปลี่ยนได้ในทุกวัน

รองรับหลายอุปกรณ์

เพื่อให้การสื่อสารเป็นไปอย่างคล่องตัวที่สุด โปรแกรม Chat ในองค์กรจึงควรที่จะรองรับอุปกรณ์ได้หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์มือถือ หรือแท็บเล็ต โดยการรองรับหลายอุปกรณ์มีความสำคัญอย่างยิ่งในการช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลและสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานได้จากทุกที่ทุกเวลา โดยไม่ต้องสลับอุปกรณ์ไปมา

การแชร์ไฟล์และการทำงานร่วมกัน

โปรแกรม Chat ในองค์กรที่ดีควรที่จะมีฟีเจอร์ที่ช่วยให้การแชร์ไฟล์ และการทำงานร่วมกันระหว่างพนักงานเป็นไปได้อย่างราบรื่นที่สุด ตัวอย่างเช่น การที่สามารถแชร์เอกสาร รูปภาพ วิดีโอ และไฟล์อื่น ๆ ได้โดยตรงภายในหน้าต่างการสนทนา หรือการที่เก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดไว้ในที่เดียวด้วยบริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ ที่จะช่วยให้พนักงานทั้งองค์กรสามารถเข้าถึงไฟล์ที่ต้องการได้อย่างสะดวก

ความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว

ข้อมูลที่มีการแชร์ผ่านโปรแกรม Chat ในองค์กรมีทั้งข้อมูลส่วนบุคคล ข้อมูลติดต่อ ข้อมูลเกี่ยวกับโปรเจกต์ที่กำลังทำอยู่ และข้อมูลทางการเงิน ด้วยเหตุนี้ ความเป็นส่วนตัวจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง ดังนั้น โปรแกรมแชตองค์กรควรมีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวดเพื่อป้องกันการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต ดังต่อไปนี้

• การเข้ารหัส: ข้อมูลทั้งหมดที่ส่งผ่านโปรแกรมแชตควรถูกเข้ารหัสเพื่อป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต
• การอนุญาต: ผู้ใช้ควรได้รับการอนุญาตก่อนที่จะสามารถเข้าถึงข้อมูลได้
• การแจ้งเตือน: ผู้ใช้ควรได้รับการแจ้งเตือนหากมีการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต

การจัดระเบียบเธรดและฟังก์ชันการค้นหา

ยิ่งใช้งานโปรแกรม Chat ในองค์กรเป็นเวลานาน บทสนทนา ไฟล์ที่แชร์ และข้อมูลต่าง ๆ ก็ยิ่งมีปริมาณมากขึ้นเรื่อย ๆ ดังนั้น การจัดระเบียบเธรดและฟังก์ชันการค้นหาจึงเข้ามามีบทบาทสำคัญ โดยโปรแกรมแชตองค์กรที่ดีควรที่จะมีการจัดระเบียบเธรด ทำให้ผู้ใช้สามารถจัดหมวดหมู่การสนทนาตามโปรเจกต์ได้ นอกจากนี้ ฟังก์ชันการค้นหาที่มีประสิทธิภาพช่วยให้พนักงานดึงประวัติการสนทนา ไฟล์ และข้อมูลที่เคยแชร์ไว้ได้อย่างรวดเร็ว ช่วยประหยัดเวลา รวมถึงความเสี่ยงจะทำงานซ้ำซ้อน

การวิเคราะห์และการรายงาน

โปรแกรม Chat ในองค์กรที่ดีควรมีฟีเจอร์การวิเคราะห์และรายงาน เพื่อเป็นการสรุปข้อมูลเชิงลึกที่ช่วยให้ฝ่ายบริหารมองเห็นภาพรวมการมีส่วนร่วมของพนักงาน วัดประสิทธิภาพการทำงาน และระบุจุดที่ต้องปรับปรุง โดยสิ่งนี้จะนำไปสู่การยกระดับองค์กรขึ้นในภาพรวม

ฟีเจอร์พื้นฐานครบครัน

นอกเหนือจากฟีเจอร์ต่าง ๆ ที่ได้อธิบายไปในหัวข้อที่ผ่านมาแล้ว ฟีเจอร์พื้นฐานก็สำคัญเช่นกันสำหรับโปรแกรม Chat ในองค์กร ซึ่งควรที่จะต้องมีอย่างครบครัน ดังต่อไปนี้

• แชตและการสนทนาแบบกลุ่ม
• ไลฟ์สตรีม
• ห้องประชุมออนไลน์
• การแชร์หน้าจอ
• การแปลภาษา

ถึงตรงนี้ เชื่อว่าเจ้าของธุรกิจคงทราบแล้วว่าควรเลือกโปรแกรม Chat ในองค์กรอย่างไรให้ตอบโจทย์การใช้งาน ซึ่ง Eko แอปแชตสำหรับองค์กรจาก Amity Solution มีคุณสมบัติครบทุกข้อ เป็นองค์ประกอบพื้นฐานสำหรับประสบการณ์ด้านดิจิทัลที่ดีของพนักงานในองค์กรคุณ มอบประสบการณ์ทางดิจิทัลที่มีวิสัยทัศน์ให้แก่พนักงานของคุณอย่างง่ายดายและรวดเร็ว ด้วยโมดูลของ Eko ที่ช่วยให้ประสบการณ์การใช้งานเป็นไปอย่างน่าทึ่ง และสามารถปรับเปลี่ยนให้เหมาะกับความต้องการขององค์กรคุณ

สนใจใช้บริการ ลงทะเบียนสอบถามได้ฟรีผ่านทางเว็บไซต์ แล้วรอเจ้าหน้าที่ผู้เชี่ยวชาญของเราติดต่อกลับได้เลย

ข้อมูลอ้างอิง

1. Ultimate Guide for Business Messaging Apps. สืบค้นข้อมูลเมื่อ 27 กันยายน 2566 จาก https://www.businesschat.io/post/ultimate-guide-for-business-messaging-apps
2. How to Chat With Customers Online: 9 Effective Tips for Customer Service Chat. สืบค้นข้อมูลเมื่อ 27 กันยายน 2566 จาก https://www.proprofschat.com/blog/live-chat-tips/