Virtual Collaboration Tools: ช่วยให้ประชุมเสร็จเร็วขึ้น!

ในยุคที่การทำงานเร่งรีบเช่นทุกวันนี้ เครื่องมือทำงานออนไลน์กลายเป็นทางเลือกที่ทรงพลังแทนการประชุมแบบเดิมๆ แม้หลายคนยังมองข้ามความสำคัญ แต่ความจริงก็คือ ประมาณหนึ่งในสามของการประชุมทั้งหมดไม่ได้ก่อให้เกิดผลงานอะไร สถิติที่น่าตกใจเกี่ยวกับการประชุมพบว่า

• ประมาณ 37 พันล้านดอลลาร์สหรัฐต่อปีสูญเสียไปกับการประชุมที่ไม่มีประสิทธิผล
• 37% ของการประชุมเริ่มช้า ส่วนใหญ่เพราะมีคนเข้าร่วมประชุมช้า
• จากการสำรวจผู้บริหารและผู้จัดการ 948 คน 44.8% เชื่อว่าการประชุมที่พวกเขาเข้าร่วมไม่ได้ผลลัพธ์อะไรเลย

โชคดีที่เรามีเครื่องมือทำงานออนไลน์ที่ช่วยให้เราไม่ต้องพึ่งพาการประชุมบ่อยๆ อีกต่อไป เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้การสื่อสารราบรื่น ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และใช้เวลาได้คุ้มค่าที่สุด ต่อไปนี้คือกลยุทธ์และแนวปฏิบัติที่ดีในการทำงานออนไลน์ ที่จะช่วยลดการประชุมและเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด

การทำงานร่วมกันแบบออนไลน์คืออะไร?

การทำงานร่วมกันแบบออนไลน์ หมายถึงการทำงานเป็นทีมโดยใช้เครื่องมือดิจิทัล แต่เดิมใช้เพื่อเชื่อมต่อกับพนักงานที่ทำงานระยะไกลและพนักงานที่ต้องเคลื่อนที่บ่อย แต่ปัจจุบันแพลตฟอร์มเหล่านี้กลายเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทีมในออฟฟิศทุกอุตสาหกรรม ตัวอย่างยอดนิยม ได้แก่ แอปพลิเคชันสื่อสาร เครื่องมือจัดการโครงการ และกระดานไวท์บอร์ดดิจิทัล

1. กลยุทธ์เพื่อทดแทนหรือลดการประชุม

ศาสตราจารย์ Robert Keidel อดีตอาจารย์มหาวิทยาลัย Drexel ระบุเหตุผลที่ควรจัดประชุมไว้เพียง 3 ข้อ ไม่ว่าจะเป็นออนไลน์หรือพบหน้ากัน:

การแบ่งปันข้อมูล

การประชุมมักเป็นเวทีแลกเปลี่ยนความคิดและประสบการณ์ แต่บ่อยครั้งก็มีรายละเอียดมากเกินไป ส่งผลให้ผู้เข้าร่วมไม่มีสมาธิ

เคล็ดลับ: แทนที่จะจัดประชุม ลองแบ่งปันข้อมูลผ่านอีเมล บล็อก หรือข้อความในแชทกลุ่ม การสื่อสารแบบเป็นลายลักษณ์อักษรช่วยให้ทีมโฟกัสกับสิ่งที่เกี่ยวข้อง แสดงความคิดเห็นเมื่อจำเป็น และกลับมาอ่านข้อมูลได้ตามสะดวก

การตัดสินใจ

การประชุมเพื่อตัดสินใจเป็นการกำหนดทิศทางขององค์กร ตั้งแต่การหารือเชิงกลยุทธ์ไปจนถึงการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า อย่างไรก็ตาม การประชุมที่มีคนมากเกินไปอาจนำไปสู่ "การเกี่ยงงาน" ซึ่งคนมีส่วนร่วมน้อยลงกว่าที่ควรจะเป็น

เคล็ดลับ: แปลงการประชุมเพื่อตัดสินใจเป็นงานที่ต้องลงมือทำ เช่น ขอให้ทีมตรวจสอบกำหนดการโครงการภายในเวลาที่กำหนด วิธีนี้ช่วยให้สมาชิกในทีมจัดลำดับความสำคัญและโฟกัสกับงานเมื่อพร้อม และยังเปิดโอกาสให้คนที่ไม่ชอบแสดงออกได้แบ่งปันความคิดโดยไม่รู้สึกกดดัน

การสร้างทีม

การประชุมเพื่อสร้างทีมมีเป้าหมายเพื่อเสริมสร้างความสัมพันธ์และวัฒนธรรมองค์กร แม้ว่าการทำงานร่วมกันแบบออนไลน์จะไม่สามารถแทนที่กิจกรรมสร้างทีมได้ทั้งหมด แต่ก็ช่วยเสริมสร้างความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลได้

เคล็ดลับ: ใช้แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันเพื่อเสริมสร้างความสัมพันธ์ในทีมผ่านการสื่อสารที่มีความหมายอย่างสม่ำเสมอ

2. การลงมือทำด้วยการทำงานร่วมกันแบบออนไลน์

เครื่องมือทำงานร่วมกันแบบออนไลน์ช่วยให้การจัดการงานเป็นเรื่องง่าย แต่ความรับผิดชอบเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้งานเสร็จตามกำหนด

เคล็ดลับ: ใช้รายการสิ่งที่ต้องทำในพื้นที่ทำงานร่วมกันเพื่อติดตามความคืบหน้าและระบุความรับผิดชอบของทีมให้ชัดเจน อย่างไรก็ตาม ต้องสร้างวัฒนธรรมแห่งความรับผิดชอบด้วยการติดตามงานที่เลยกำหนดอย่างสม่ำเสมอ ทำได้โดยการโทรศัพท์สั้นๆ ประชุมวิดีโอ หรือส่งข้อความเตือน ซึ่งทั้งหมดนี้มีอยู่ในแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันสมัยใหม่ส่วนใหญ่

3. แนวปฏิบัติที่ดีสำหรับการทำงานร่วมกันแบบออนไลน์

การทำงานร่วมกันแบบออนไลน์ที่ประสบความสำเร็จต้องมีมากกว่าแค่การใช้เครื่องมือ แต่ต้องมีการกำหนดแนวทางและความคาดหวังที่ชัดเจน

ตัวอย่างแนวทาง:

• ภาษา: เมื่อสื่อสารผ่านวิดีโอหรือการโทร อาจเผลอใช้ภาษาที่ดูเมินเฉยโดยไม่ตั้งใจได้ ควรกำหนดให้การใช้ภาษาที่สุภาพและเป็นมืออาชีพเป็นมาตรฐานที่ทุกคนคาดหวัง
• การมอบหมายงาน: การประชุมมักล้มเหลวเพราะขาดผลลัพธ์ที่นำไปปฏิบัติได้ หลังการประชุมออนไลน์ทุกครั้ง ควรมอบหมายงานที่ชัดเจนให้กับบุคคลที่เหมาะสมและกำหนดขั้นตอนการติดตามผล

เคล็ดลับ: สร้างเอกสาร 'แนวปฏิบัติที่ดี' และแบ่งปันกับทีม การทบทวนเอกสารนี้เป็นประจำจะช่วยเสริมสร้างพฤติกรรมเชิงบวกและทำให้การประชุมเป็นไปตามแผน

บทสรุป

การทำงานร่วมกันแบบออนไลน์เป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับทั้งทีมในออฟฟิศและทีมที่ทำงานระยะไกล ช่วยให้การสื่อสารและการจัดการงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น การใช้เครื่องมือเหล่านี้และนำกลยุทธ์ที่กล่าวมาไปปรับใช้ จะช่วยลดการประชุมที่ไม่จำเป็นและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้สูงสุด อย่าลืมปรับแนวทางให้เหมาะกับทีมของคุณ และพัฒนาวิธีการทำงานร่วมกันแบบออนไลน์อย่างต่อเนื่องเพื่อความสำเร็จในระยะยาว

ทาง Amity Solutions ก็มีบริการ EkoAI ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานเช่นกัน ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญของเราได้ที่นี่